Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

Путевой лист — обязательный документ, без которого перевозчику нельзя выходить в рейс, иначе выпишут штраф. В статье рассказываем, когда нужен путевой лист и как правильно его оформить.

• Что такое путевой лист и для кого он обязателен
• Штрафы за отсутствие путевого листа
• Когда и на какой срок заполняется путевой лист
• В каких случаях можно не заполнять путевой лист
• Правила заполнения путевого листа
• Кто контролирует наличие путевого листа

Что такое путевой лист и для кого он обязателен

Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он подтверждает, что автомобиль и водитель прошли нужные проверки перед выходом на линию. Также путевой лист помогает подтвердить расходы на ГСМ, если организация получает налоговый вычет.

Путевой лист входит в число обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель коммерческого транспорта (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Документ нужно оформлять на каждый автомобиль юрлица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж. Если самозанятый занимается перевозками, например такси, ему также надо оформлять путевой лист на каждый автомобиль. Путевой лист сдают в бухгалтерию, где он должен храниться 5 лет, если за это время была проведена проверка. Если проверки не было, хранить лист нужно бессрочно.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Для юрлиц

Если у водителя нет путевого листа, организацию и ее должностное лицо могут оштрафовать. В путевом листе проставляются сведения о прохождении медосмотра и техосмотра перед рейсом. Если путевой лист не оформлен, контролирующие органы могут решить, что водитель и автомобиль не прошли предрейсовые проверки, и выписать штраф за это.

Так было в случае организации, которая предоставляет услуги такси. Водителя на служебной машине остановил инспектор и выяснил, что путевой лист не оформлен, а значит, медосмотр тоже не пройден. Инспектор выписал штраф за отсутствие медосмотра на водителя, должностное лицо и организацию (ч. 2 ст. 12.31.1). Но юрлицо смогло обжаловать штраф, в результате суд согласился и отменил постановление для организации.

Для физлиц

За отсутствие путевого листа водитель получит предупреждение или штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Оплатить штраф можно со скидкой 25% в течение 30 дней с момента вынесения постановления.

Штраф за путевой лист можно обжаловать. Например, водителя остановил сотрудник ГИБДД и выписал штраф за отсутствие путевого листа — 500 рублей. Водитель с этим не согласился и обжаловал постановление в суде. Автомобилист в момент остановки как раз ехал оформлять путевой лист, автомобиль не использовался в качестве такси. Суд учел доводы и доказательства и отменил штраф.

Важно учитывать, что если постановления за одно нарушение выписываются на водителя и организацию, они считаются разными. Если водитель сможет обжаловать свое постановление, на организации это не отразится — ей нужно будет отдельно обжаловать свой штраф. Для отмены постановления организация может использовать решение по водителю, если он ранее доказал, что использовал автомобиль в личных целях.

Когда и на какой срок заполняется путевой лист

Документ выдается на один день или на один рейс и оформляется до выхода в рейс (Приказ № 390, пункт 2):

• Если длительность рейса превышает продолжительность смены или рабочего дня, оформляется один путевой лист, который будет действовать весь рейс.
• Если в течение смены будет несколько рейсов, можно оформить один путевой лист.

Обычно форму заполняет диспетчер или другой уполномоченный сотрудник. Эта обязанность должна быть установлена приказом руководителя, так как работник несет ответственность за допущенные при оформлении ошибки.

В каких случаях можно не заполнять путевой лист

Не заполнять путевой лист можно в случаях, когда автомобиль организации используется в личных целях водителя. Доказательством личных целей может быть:

• отсутствие в автомобиле пассажиров, багажа или груза;
• отключенные приборы учета, например таксометры.

Во всех остальных случаях путевой лист нужно оформлять на любой рейс транспорта, который принадлежит организации, предпринимателю или физлицу для коммерческой деятельности. Иначе можно получить штраф.

Если водитель использовал служебный автомобиль в личных целях, а инспектор выписал штраф за отсутствие путевого листа, его можно обжаловать. Например, водитель ехал на автомобиле, оформленном на юрлицо. Его остановил инспектор и выписал штраф 500 рублей за отсутствие путевого листа. Автомобилист подал жалобу в суд, утверждая, что автомобиль использовался в личных целях. В момент остановки водитель не перевозил пассажиров или грузы. Суд согласился, что предоставлять путевой лист автомобилист должен в случае перевозки грузов или пассажиров, и удовлетворил жалобу водителя.

Правила заполнения путевого листа

Путевой лист заполняется в бумажном виде или в форме электронного документа. Единой формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа № 390.

Скачать инструкцию (Скачать Путевой лист грузового автомобиля)

Скачать инструкцию (Скачать Путевой лист легкового автомобиля)

Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Формат оформления электронного путевого листа указан на сайте ФНС.

Если автомобилем пользуются несколько водителей, и на него составляется несколько путевых листов, оформить лист в электронном виде нельзя.

Данные, которые должны содержаться в путевом листе:

1. срок действия путевого листа;
2. сведения о лице, оформившем путевой лист;
3. сведения о транспортном средстве;
4. сведения о водителе (водителях) транспортного средства;
5. сведения о виде перевозки;
6. сведения о виде сообщения.

Уполномоченный сотрудник указывает в форме:

1. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
2. Сведения о лице, оформившем путевой лист.

Для юридических лиц:

• наименование;
• организационно-правовая форма;
• адрес и телефон;
• ОГРН.

Для индивидуальных предпринимателей:

• ФИО предпринимателя;
• почтовый адрес, телефон;
• ОГРНИП.

Для физлиц (например, самозанятых):

• ФИО перевозчика;
• адрес регистрации по месту жительства;
• номер телефона;
• ИНН.

В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:

• Тип, марку, модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Показания одометра перед выездом в рейс, после возврата с него, при приеме — сдаче ТС следующему водителю. Показания подтверждаются подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам. Если нет возможности сдать автомобиль перед передачей его другому водителю, показания одометра заверяются подписью водителя.
• Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
• Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

Если путевой лист электронный, сведения подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, индивидуального предпринимателя или самозанятого.

Раздел сведения о водителе должен содержать:

• ФИО водителя.
• СНИЛС.
• Реквизиты водительского удостоверения: серия, номер и дата выдачи.
• Дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Медработник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей. Также указывается ФИО медработника и название медорганизации. В случае электронного путевого листа медработник заверяет данные медосмотра усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок проставления отметки о медосмотре:

• по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляются дата, время и результат медосмотра — отметка «прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр» или «прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр, выявлены признаки».

В блоке сведений о перевозке заполняются две графы:

• Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов, пассажиров и багажа.
• Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Кроме обязательных полей организация может добавлять в путевой лист дополнительные реквизиты.

В электронный путевой лист можно вносить изменения:

• в сведения о водителе;
• в сведения о марках, моделях и госномерах прицепов и полуприцепов.

Все оформленные путевые листы можно внести в журнал регистрации путевых листов. С 1 марта 2023 года журнал учета вести необязательно, при проверке его не должны запрашивать. Перевозчик может вести журнал для себя, чтобы контролировать выдачу путевых листов. Журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма журнала может соответствовать форме № 8 из постановления Госкомстата России от 28.11.97 № 28. Перевозчик может разработать форму журнала самостоятельно. Разработанную форму журнала нужно утвердить в учетной политике.

В журнале должны обязательно быть следующие сведения:

• номер путевого листа;
• дата выдачи;
• ФИО и табельный номер водителя;
• госномер автомобиля;
• подписи водителя, диспетчера, бухгалтера.

Скачать инструкцию (Скачать Образец журнала учета путевых листов)

Кто контролирует наличие путевого листа

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

1. ГИБДД и Ространснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
2. Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
3. Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.