Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Путевой лист входит в число обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель корпоративного автомобиля. Эта обязанность прописана в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения.  

С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое ТС юрлица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж. Это правило введено приказом Минтранса N 368 от 11.09.2020 года. 

Путевой лист — основной документ, подтверждающий фактический расход ГСМ на производственные цели. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов.

Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Когда и на какой срок заполняется путевой лист

Документ выдается либо на один день, либо на один рейс до выхода в рейс (Приказ N 368, пункт 9). 

Если длительность рейса превышает продолжительность смены или рабочего дня, путевой лист будет действовать весь рейс.

Если в течение дня или смены рейсов несколько, оформить путевой лист нужно перед первым рейсом. Действовать такой путевой лист будет один день.

Если в ходе поездки управлять автомобилем будут несколько водителей поочередно, то перед рейсом путевой лист должен выписываться на каждого водителя отдельно.

Обычно форму заполняет диспетчер или другой уполномоченный сотрудник. Эта обязанность должна быть установлена приказом руководителя, так как работник несет ответственность за допущенные при оформлении ошибки.

В каких случаях можно не заполнять путевой лист

Не заполнять путевой лист можно в случаях, когда автомобиль организации используется в личных целях водителя.

Во всех остальных случаях с 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на любой рейс транспорта, который принадлежит организации или предпринимателю.

Правила заполнения путевого листа 

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368.

Типовая форма путевого листа для грузового автомобиля

Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

В приказе N 368 перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в путевом листе с 1 января 2021 года:

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. сведения о перевозке.

Заполнять бланк можно и вручную, и на компьютере — как удобнее.

Уполномоченный сотрудник указывает в форме:

1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства. 
2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
3. Сведения о владельце автомобиля.

Для юридических лиц:

• наименование;
• организационно-правовая форма;
• адрес и телефон; 
• ОГРН.

Для индивидуальных предпринимателей:

• ФИО предпринимателя;
• почтовый адрес, телефон;
• ОГРНИП.

4. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:

• Тип, марку (до 2021 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
• Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
• Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

Если водитель ездит в машине один и без груза, предрейсовый техосмотр не нужен. Если же будет хотя бы один пассажир, то проведение технического контроля обязательно (п. 2 статьи 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

5. Раздел сведения о водителе должен содержать:

• ФИО водителя;
• дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
• дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.

С 2021 года введен новый порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле:

• по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

Подробно о правилах проведения медицинских предрейсовых осмотров рассказали в статье.

6. Блок сведения о перевозке (введен с 1 января 2021 года). В нем заполняются две графы:

• Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
• Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Кроме обязательных полей организация может добавлять в путевой лист дополнительные реквизиты. Все оформленные путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. 

С 2021 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. 

Кто контролирует наличие путевого листа

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

1. ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
2. Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
3. Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Другие меры не предусмотрены.

Однако, отсутствие путевого листа может повлечь дополнительную, более серьезную ответственность:

Основные изменения о путевых листах в 2021

Обязанность оформления путевых листов закреплена законодательством. Документ отражает основные показатели учета работы транспорта и водителей.

Заполнять форму нужно внимательно и достоверно, т.к. путевой лист предъявляется в налоговую службу для подтверждения расходов предприятия.

Главное, что изменилось в правилах оформления путевых листов в 2021 году:

1. Появился новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»;
2. В разделе «Сведения о транспортном средстве» надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
3. Необходимо проставлять отметку о медосмотре и техконтроле.
4. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме.