Затраты на платные дороги можно включить в статью расходов, уменьшающую налоговую базу, и так снизить налог на прибыль. Чтобы у налоговой не было вопросов, нужно документально подтвердить проезды: обязательно сохранять кассовые и электронные чеки, отчеты оператора дороги и путевые листы.
В статье рассказываем, что важно учитывать при подаче документов в налоговую.
Когда можно и нельзя учесть проезд по платным дорогам в расходах
Что именно можно учесть в затратах для налоговой
В какие расходы отнести проезд по платным дорогам
Какие документы нужны для учета
Как добавить проезд в расходы: пошаговая инструкция
Когда можно и нельзя учитывать проезд по платным дорогам в расходах
Компании на ОСНО могут вычесть из доходов затраты на содержание служебного автотранспорта и сборы за проезд по платным дорогам. Это закреплено в Налоговом кодексе: статья 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 и пп. 12 п. 1 ст. 264.
Для упрощенной системы налогообложения (УСН) это не предусмотрено — такого вида расходов в перечне нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Чтобы учесть проезд, нужно соблюсти несколько обязательных условий:
- Поездка связана с деятельностью предприятия или его владельца. Сюда входят перевозки товаров, выезд к клиенту, поездки для заключения договоров и командировки. При проверке ФНС запросит пути движения, цели поездки, путевые листы и другие подтверждающие документы.
- Проезд подтвержден документально. Для этого компания заключает публичный договор с оператором платной дороги, участником государственно-частного партнерства или другим уполномоченным лицом, которое имеет право брать оплату. В документе должны быть прописаны стоимость проезда, условия возврата и ответственность сторон. При налоговой проверке компания прикладывает копию договора и чеки с оплатой, чтобы обосновать расходы.
- Затраты на проезд должны быть обоснованы. Например, если компания транспортирует скоропортящиеся продукты, экономически оправдано использовать платные магистрали вместо альтернативных бесплатных дорог в том же направлении.
Если водитель использовал платную дорогу только ради удобства, налоговая может отказать в признании расходов и начислить штрафы или доначисления.
Иногда бухгалтеры и юристы спорят, нужно ли доказывать экономическую целесообразность платной дороги, если рядом есть бесплатная. Налоговые органы и суды действительно по-разному трактуют понятия «обоснованность» и «целесообразность».
По позиции Конституционного суда РФ оценивать нужно не «выгодность маршрута», а связь расходов с деятельностью, направленной на получение дохода.
«Налоговая инспекция не вправе оценивать, насколько рационально компания выбрала маршрут и могла ли она доехать по бесплатной дороге без убытков. Конституционный суд подчеркивает: проверяющие не оценивают целесообразность управленческих решений.
Главное — подтвердить, что поездка связана с деятельностью компании и документально это зафиксировать: путевыми листами, договорами, отчетами оператора дороги», — Мария Спехова, финансист БФ-ЕМК
Когда учесть проезд не получится:
- Расходы не связаны с бизнесом. Например, если директор на служебной машине уехал в другой город по личным делам, налоговая инспекция не примет учет.
- Оплату производят из бюджетных средств. Бюджетная организация не учитывает проезд по платным дорогам в расходах, если он оплачен за счёт субсидий или бюджетных ассигнований.
Однако, можно учесть затраты в рамках направлений, приносящих прибыль. Если муниципальный автопарк занимается экскурсионными маршрутами, он может учесть проезд по платным дорогам и расходы на топливо. При этом важно, чтобы компания вела раздельный учет доходов и расходов по бюджетной и коммерческой деятельности.
Сервис OnlineГИБДД поможет контролировать задолженности по платным дорогам и штрафы. Смотрите детали проезда в одном окне: дата и время, маршрут, стоимость, срок и реквизиты оплаты.
Что именно можно учесть в затратах для налоговой
В качестве затрат можно учесть проезд по платным дорогам и связанные с ними расходы:
- сборы за использование платных магистралей;
- расходы на оплату электронных систем, например, транспондеров для проезда по системе «Свободный поток» или электронных карт;
- комиссии и сборы за услуги по оплате, например, за перевод средств или операции через платежные системы;
- командировочные расходы.
Важно, чтобы все затраты были связаны с выполнением служебных задач, и документы это подтверждали.
В какие расходы отнести проезд по платным дорогам
Куда именно включать стоимость платных трасс, зависит от цели поездки. Разберемся на примерах:
- Стоимость основных средств, сырья и материалов. Логистическая компания покупает новый тягач Volvo. Машину везут автовозом из Европы по маршруту с платными участками на территории РФ (ст. 257 НК РФ).
- Стоимость товаров для перепродажи. Торговая организация закупает фрукты у иностранных поставщиков и продает в РФ. Для доставки продукции из порта в распределительный центр, компания использует грузовой транспорт, который проезжает по платным дорогам (ст. 320 НК РФ).
- Прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Производитель кухонной мебели реализует продукцию на всей территории РФ и самостоятельно доставляет товары клиентам (пп. 1 п. 1 ст. 253, пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 268 НК).
- Расходы на содержание служебного автотранспорта. Строительная компания использует служебный транспорт для деловых встреч и посещения объектов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
- Командировочные расходы. Региональный менеджер отправляется в другой город для проверки работы филиалов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
- Внереализационные расходы. Представитель компании обязан присутствовать на заседании суда, которое проходит в другом регионе (пп. 10 п. 1 ст. 265 НК).
- Расходы на оплату труда. Сотрудник IT-компании работает удаленно, но раз в месяц должен приезжать на совещания в офис. При этом он ездит по транспондеру работодателя и это предусмотрено трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК, письмо Минфина от 18.09.2020 № 03-03-06/1/82124).
Какие документы нужны для учета
Отчетные документы можно скачать в личном кабинете на сайте оператора дорог, а оригиналы пришлют по запросу. Вот что понадобится для учета:
- Квитанции и счет-фактуры от оператора дороги. В них содержится информация о дате, времени и сумме проезда.
- Платежные поручения или выписки из банка. Подтверждают, что организация перечислила средства оператору дороги.
- Отчеты по транспондерам или электронным картам. Всю информацию можно найти в мобильном приложении или на сайте оператора.
- Отчеты по маршрутным картам системы Платон. Для этого нужно сделать распечатку в личном кабинете системы или запросить оригинал в центре поддержки.
- Путевые листы или служебные задания. Подтвердят, что проезд связан с деловой поездкой.
- Договоры с подрядчиками. Нужны, если расходы проходят через перевозчиков или оплата производится через агента.
Чтобы автоматизировать учет, удобно подключить сервис OnlineГИБДД. Система ежедневно обновляет информацию и уведомляет о новых проездах машин автопарка.
Как добавить проезд в расходы: пошаговая инструкция
Чтобы добавить проезд по платным дорогам в расходы, выполните следующие шаги:
Шаг 1. Соберите документы: чеки об оплате, выписки по транспондерам и маршрутным картам.
Шаг 2. Сверьте данные с путевыми листами.
Шаг 3. Отразите затраты в учете. Для этого заведите запись в учетной системе, укажите сумму, дату и назначение проезда и прикрепите сканы чеков или платежных документов.
Если путь проходит через несколько платных дорог, внесите две проводки и прикрепите соответствующие документы. Например, водитель проезжает по трассе М4, где есть заключенный договор с оператором, и по ЦКАД с разовой оплатой. Нужно прикрепить скан договора и чек по оплате.
Шаг 4. Отнесите расходы к соответствующему виду затрат, например, к транспортным расходам.
Шаг 5. Проведите документ в учетной системе: зарегистрируйте расход для учета и налоговой отчетности.
«Учет проезда по платным дорогам можно упростить с помощью разных программ. Например, бухгалтерское программное обеспечение позволяет быстро вводить новые расходы и прикреплять документы. Также есть мобильные приложения для учета, в них удобно сканировать чеки, чтобы система сама создала запись расхода.
Кроме того можно подключить интеграцию платежных систем для автоматической выгрузки данных из электронных систем оплаты в учетную систему организации», — Бударагин Александр, руководитель группы юристов Бударагин А.А. и партнеры
Добавлять расходы по алгоритму выше нужно для каждой поездки. Чтобы упорядочить хранение данных о проездах, можно использовать сервис OnlineГИБДД. Система фиксирует все маршруты по каждому автомобилю, показывает оплату и штрафы. Можно настроить интеграцию по API — так информация будет подгружаться сразу во внутренние системы автопарка.
Используйте фильтры, чтобы собирать список проездов по машине, подразделению, водителю и дате. Также доступны функции журнала проездов и выгрузки данных о поездках в Excel.
Сервис отслеживает проезд по дорогам ЦКАД, М-12, А-289, МСД и проспект Багратиона.
