Топливные карты для юридических лиц: обзор и сравнение популярных решений

В статье рассказали, какие выгоды можно получить с топливными картами и как юрлицу выбрать лучшую.

• Выгода топливных карт
• Какие бывают топливные карты
• Как выбрать топливную карту. Популярные топливные карты для юрлиц

Выгода топливных карт

Для компаний с собственным транспортом топливные карты выгоднее, чем наличный расчет.

Вычет НДС при покупке топлива

Для перевозчика все деньги, потраченные на транспорт, считаются расходами. Если юрлицо платит НДС, размер налога можно уменьшить на сумму НДС, которую предъявил поставщик топлива. Это актуально для компаний, которые работают на ОСНО. Топливные карты упрощают процесс вычета: все расходы будут указаны в одном счете.

Для вычета нужно:

1. Запросить у оператора топливной карты счет-фактуру, акт приема-передачи ГСМ, накладную и сводку операций по картам.
2. Подать в ФНС декларацию с суммой НДС к возврату. К ней приложить заявление на уменьшение налога на сумму входящего НДС.
3. Дождаться решения от налоговой. Вычет возможен, если у компании нет задолженностей по налогам, пеням и штрафам.

Путевые листы и акты списания налоговая требует, чтобы оценить целесообразность трат на топливо. Путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале и храниться не менее 5 лет. Так, суд отменил налоговый вычет индивидуальному предпринимателю, который признался, что у него нет ни путевых листов, ни журнала учета топлива (постановление АС Поволжского округа от 02.08.2022 № А57-17010/2021).

При этом если путевых листов или актов нет по уважительным причинам, вычет получить можно. Например, организация подала заявление на вычет и не смогла предоставить документы — накануне ее офис затопило, все бумаги пострадали. Налоговая служба отказала в уменьшении НДС, но суд встал на сторону организации и признал ее право на вычет. Так как точную сумму расходов установить не удалось, при вычете использовался расчетный метод: налоговая посчитала сумму на основании нормативов затрат на топливо (постановление АС Поволжского округа от 09.11.2022 № А57-17452/2021).

Экономия на заправках

При оплате по топливным картам АЗС предлагают более выгодные цены. Некоторые операторы топливных карт заключают партнерские договоры с банками. По картам банков-партнеров можно получать кэшбек.

Контроль за заправками и установка лимита

Топливные карты помогают рассчитать, сколько денег было потрачено на заправку. Большие затраты при маленьком пробеге могут говорить о том, что водитель сливает топливо. Некоторые операторы отслеживают, прерывалась ли подача топлива на пистолете — это тоже может говорить о сливе топлива в канистру. Кроме того, с топливной картой невозможно сфальсифицировать чек — юрлицо видит сумму каждой заправки.

Упрощенный бухучет по ГСМ

С топливной картой все расходы на топливо указаны в одном счёте — для учета не нужно хранить чеки с каждой заправки. В приложениях или на сайтах операторов топливных карт ведется аналитика — расходы в разрезе транспорта и водителя. Данные можно экспортировать в свою систему учета, например, 1С.

Отсрочка оплаты

Для надежных клиентов операторы топливных карт предоставляют овердрафт — обычно до 30 дней, лимит зависит от оператора. По некоторым топливным картам за плату можно запросить кредит — на больший срок. Это помогает не останавливать деятельность даже при возникновении кассового разрыва.

Дополнительные сервисы

По некоторым топливным картам можно не только покупать ГСМ, но и оплачивать автомойки, платные дороги, ремонт авто и гостиницы для командировок. Если на эти услуги начисляется НДС, его тоже можно указать к вычету.

Некоторые операторы предоставляют держателям своих карт услуги, не связанные с топливом. Например, компания ППР (карта Вездеход) помогает клиентам проверять штрафы.

Какие бывают топливные карты

1. Монобрендовые топливные карты. Такие карты выпускает сеть АЗС — например, Лукойл, Роснефть или Газпромнефть. Пользоваться ими можно только в собственной сети АЗС, зато они дают наибольшие скидки при оплате. На партнерские предложения по сервисам и мойкам тоже действуют скидки.

2. Универсальные топливные карты. Заправляться с такими картами можно на всех партнерских АЗС. Средняя скидка по таким картам ниже, чем по монобрендовым, зато доступная сеть заправок больше.

3. Мобильные приложения, имитирующие функционал топливных карт. Отличие в том, что пластик выпускать не нужно — водитель просто устанавливает приложение и расплачивается на АЗС прямо из автомобиля. А транспортная компания пополняет баланс водителей и следит за их расходами. Такие приложения предоставляют тоже счет-фактуру с указанием НДС — за топливо можно получить налоговый вычет. Если привязать к приложению карту банка-партнера, на заправках можно получать скидки или кэшбек. Пример топливных приложений для юрлиц — Benzuber и Яндекс.Заправки для бизнеса.

Как выбрать топливную карту. Популярные топливные карты для юрлиц

Выбор топливной карты зависит:

1. От маршрутов, по которым ездят водители. Если на маршруте мало АЗС определенной марки, монобрендовая карта не подойдет — лучше использовать универсальную.

2. От типа перевозок — межрегиональные, внутригородские или международные. Большинство популярных топливных карт действует только на территории РФ и СНГ, но есть и решения для поездок по зарубежью.

3. От стоимости топлива для юрлиц. Некоторые операторы топливных карт делают наценку, а скидку считают уже от повышенной цены топлива.

4. От объема потребляемого топлива. Некоторые операторы предлагают существенные скидки за большой объем заправок.

Разберем основные характеристики топливных карт для юрлиц.

Универсальные топливные карты

Монобрендовые топливные карты

У операторов топливных карт есть разные тарифы на обслуживание, цена обычно рассчитывается по запросу и зависит от количества транспортных средств, неснижаемого остатка и лимита ГСМ. Некоторые операторы взимают плату за выпуск и доставку топливной карты, а также за смс-оповещения по операциям.

С учетом платы за обслуживание и операции заявленная на сайте карты экономия может оказаться гораздо меньше реальной. Все условия прописаны в договоре с оператором — внимательно изучите их перед оформлением карты. Вот пункты, на которые стоит обратить внимание в первую очередь:

1. Допускает ли оператор наценки на топливо, или цена соответствует заявленной на стеле АЗС.
2. Разрешено ли оператору менять условия в одностороннем порядке. Так, в 2019 году некоторые операторы ввели сервисный сбор за пользование топливной картой — цена за заправку стала невыгодной даже с учетом скидок.
3. Взимается ли плата за услуги, которыми ваша компания часто пользуется: выпуск новых карт, денежные переводы, операции выше или ниже определенной суммы.

Сравнивайте расходы каждого месяца по счету-фактуре — это поможет отслеживать реальную экономию от топливной карты и вовремя узнать об изменении условий обслуживания.