Если при оплате штрафа допущена ошибка и данные не попали в государственную систему, подтвердить факт оплаты можно только первичными документами. Проблема нередко всплывает через месяц и позже — когда квитанция уже потерялась в почте. Поэтому компаниям важно вести историю штрафов по автомобилям: постановления, УИН, статусы и платежные документы.
Разбираемся, как организовать облачное хранение штрафов:
Какие данные нужно хранить и зачем
Как использовать историю штрафов на практике
Какие данные нужно хранить и зачем
Чтобы контролировать нарушения, бизнесу необходимо собирать и хранить следующую информацию:
- Данные по каждому нарушению. Сюда входят дата и номер постановления, УИН, и сумма штрафа. Также в базе данных хранят описание и номер статьи правонарушения, фото с дорожной камеры и название ведомства, которое оформило постановление.
- Информацию об авто и водителе, который совершил правонарушение. Например, данные водительского удостоверения, СТС и VIN машины.
- Квитанции о погашении штрафов.
- Документы об обжаловании. Постановление, текст жалобы с приложениями, судебные документы. Компаниям важно следить за статусом обращения, чтобы в случае отказа успеть погасить штраф или обратиться в суд.
Сбор данных дает возможность контролировать и систематизировать все потоки информации, которые связаны с работой автопарка. В свою очередь это позволяет:
Следить за статусом штрафов. Все штрафы в базе данных можно отсортировать по категориям: «оплачено», «не оплачено», «подходит срок» и «просрочен». Так компании понимают, на какие оповещения реагировать в первую очередь, чтобы избежать дополнительных затрат и исполнительного производства.
Подтверждать факт оплаты. Банки и другие организации, через которые оплачивают штрафы, передают сведения в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Если данные в платежке оформлены с ошибкой, ведомство не зафиксирует факт оплаты. В результате оплаченный штраф могут передать приставам.
Чтобы обезопасить себя, компаниям желательно сохранять все платежные документы минимум полгода после оплаты. Это поможет доказать невиновность, если штраф не погасился.
Учитывать расходы в бухгалтерии. Штрафы за нарушение ПДД относятся к «прочим расходам» и не снижают базу по налогу на прибыль. В свою очередь если водитель возмещает сумму, она идет в доходы компании. Это увеличивает налог на прибыль и УСН.
Чтобы составлять точные отчеты для ведомств и планировать бюджет, компаниям необходимо фиксировать все операции со штрафами. Это позволит избежать ошибок в декларациях, а также видеть полную картину о расходах организации.
Вести общую статистику нарушений. Согласно статье 20 196-ФЗ, компании обязаны фиксировать все нарушения и устранять причины с участием их машин. Также организации должны вести учет ДТП. Реестр штрафов позволит найти все необходимые для этого данные.
Также если компания ведет базу данных нарушений, она сможет увидеть закономерности и снизить аварийность автопарка. Например, проблема может быть в водителе, который регулярно нарушает одно и то же ПДД. В этом случае с ним можно провести инструктаж.
Где хранить историю штрафов
В зависимости от размера автопарка и задач компании, собирать нарушения можно следующими способами:
Excel. Использовать электронные таблицы может быть удобно, если приходит всего несколько постановлений в неделю. Однако такой вариант не подойдет, если нужно оперативно вносить и отслеживать статус штрафов в автопарке, где больше 10 машин. Всю информацию о квитанциях, сумме и сроках погашения придется вводить вручную. Это отнимет много времени, при этом сотрудник может случайно допустить ошибку при наборе данных.
Бухгалтерские системы по типу 1С. Такие программы подходят для фиксации платежей и штрафов. Например, можно настроить автоматическую выгрузку из ГИБДД с помощью специальных модулей. Однако информацию об истории нарушений может приходить с задержкой или быть неполной. Недостающие данные придется вносить вручную.
Облачные сервисы. Самый удобный вариант для хранения всей информации о нарушениях, водителях и квитанциях. Например, сервис OnlineГИБДД позволяет собирать данные из нескольких источников, а затем автоматически распределяет их по категориям. В результате риск, что штраф или платежка потеряются, сведен к нулю.
Сотрудникам не придется обновлять статистику вручную или делиться файлами с информацией по почте. Работник может просто зайти в сервис с любого устройства и найти нужную квитанцию по номеру авто, водителю, подразделению или УИН постановления.
OnlineГИБДД работает с официальными источниками и собирает штрафы с камер, за Платон, эвакуацию, нарушение правил парковки, проезд без оплаты по платным дорогам, а также судебные штрафы.
Система подтягивает штрафы с описанием нарушения и дает возможность оплачивать их единым платежом. Сервис предупредит, если срок погашения подходит к концу.
Пользователи получают готовые отчеты о штрафах на email.
В OnlineГИБДД можно сортировать информацию по фильтрам. Например, искать штрафы по водителям или дате постановления. Также сервис формирует платежные документы и автоматически заполняет реквизиты ведомства-получателя.
Как использовать историю штрафов на практике
Взыскать штраф с водителя. По закону, штраф оформляют на собственника авто, так что компания должна оплатить квитанцию. Однако в некоторых случаях эту сумму можно взыскать с водителя, который нарушил ПДД.
Важный момент — сделать это можно не позднее 1 месяца со дня, когда был установлен размер ущерба. Например, точкой отсчета может быть момент оплаты штрафа. Если пропустить этот срок, то взыскать деньги получится только с письменного согласия сотрудника или через суд (ст. 248 ТК РФ).
Благодаря сбору данных вся история нарушений и платежей всегда в доступе. Компания может подтвердить, что штраф принадлежит конкретному водителю. Когда он погасит задолженность, нужно лишь поставить соответствующую отметку в документах. Это поможет избежать путаницы в платежах.
Быстро составлять отчеты для бухгалтерии и налоговой. Облачные сервисы будут подтягивать данные по штрафам или платежам автоматически. Это значительно снижает риск ошибок или опечаток. В результате компании могут составить подробные и точные отчеты за короткие сроки.
Составлять внутренние рейтинги водителей. Системы хранения позволяют сделать прозрачной оценку дисциплины среди водителей. Показатели будут основаны на подробном учете нарушений ПДД.
Резюмируем
- Хранение штрафов в сервисе поможет ускорить работу и снизить риски ошибок бухгалтерии, контролировать расходы автопарка и оплачивать счета вовремя. В свою очередь это позволит избежать переплат и дополнительных штрафов за просрочки.
- Один из самых удобных способов собирать и хранить данные — использовать облачное хранилище. Например, OnlineГИБДД собирает штрафы по каждой машине автопарке из нескольких источников и напоминает, когда срок погашения подходит к концу. Также сервис составляет готовые отчеты по штрафам, с помощью которых можно быстро проверить статус каждого.
- Благодаря цифровому учету организация сможет найти нужную информацию за пару кликов — заходить в другие источники и открывать по несколько вкладок не придется. Компании будет удобно составлять отчеты для налоговой, анализировать аварийность маршрутов или вести рейтинг водителей.
