Как вести учет прав и стажа всех водителей

Если водитель ездит на автомобиле компании без прав, ответственность ложится на юрлицо. В случае ДТП именно собственник авто получит штраф и понесет убытки. Поэтому нужна система учета, которая будет мониторить дорожные нарушения и актуальность водительских удостоверений.

В статье рассказываем:

Риски при отсутствии учета прав

Что необходимо учитывать при проверке прав

Как вести учет прав водителей

Риски при отсутствии учета водительских прав

Если организация не успевает регулярно проверять права водителей, бизнес может понести убытки. Разберем ключевые риски, с которыми могут столкнуться собственники компании:  

Увеличение расходов на страховку. Для полиса ОСАГО важен стаж, возраст и количество ДТП по вине водителя. Это влияет на коэффициенты КВС (возраст-стаж) и КБМ (показатель безаварийного вождения): чем они выше, тем дороже полис страхования. Например, если водитель попадет в ДТП, страховая пересчитает коэффициенты и увеличит стоимость полиса.

Административные штрафы. Работодатель обязан вести контроль допуска к работе водителей, это отражено в Кодексе об административных нарушениях (статья 12.32 КоАП РФ). Выпуск на линию сотрудника, не имеющего права управления транспортным средством, влечет наложение штрафов:

• на должностное лицо — 20 тысяч рублей;
• на юрлицо — 100 тысяч рублей.

Имущественные риски при ДТП. Если за рулем был человек без права управления авто, страховая может применить регресс, то есть взыскать средства с виновника аварии (ст. 14 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ). При этом ответственность ложится на работодателя (ст. 1068 ГК РФ). Даже если вы получили выплаты по ОСАГО, а затем выяснилось, что у водителя не было действительного водительского удостоверения, средства придется вернуть.

Также если транспортным средством управлял человек без водительского удостоверения, организация может не получить выплату по каско. Владельцу придется восстанавливать машину за свой счет.

Материальные убытки. Если о просроченных правах узнают в последний момент, рейс придется отменить или перенести. В этом случае компания рискует потерять деньги и испортить репутацию.

Что необходимо учитывать при проверке прав

Чтобы ничего не упустить, ответственное лицо должно регулярно проверять документы по нескольким пунктам:

Срок действия прав. Российское водительское удостоверение выдают на 10 лет. Права, срок действия которых истекает до конца 2025 года, автоматически продлеваются на три года. В ином случае необходимо заменить документ до истечения срока действия, заявление на замену можно подать через МФЦ, ГИБДД или портал «Госуслуги». Ездить по просроченным правам строго запрещено.

Категории и подкатегории. Существует 10 основных категорий: M, A, B, BE, C, CE, D, DE, TM, TB и 6 подкатегорий: A1, B1, C1, C1E, D1, D1E. Водитель должен пройти обучение и сдать экзамен по той, которая необходима для работы, — об успешном присвоении категории свидетельствует отметка в водительском удостоверении (ст. 25 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ). 

Езда без соответствующей категории приравнивается к вождению без прав. В такой ситуации владельцу транспортного средства придется заплатить штраф 30 тысяч рублей (п.3 ст. 12.7 КоАП РФ). 

Стаж вождения и квалификация. Водительский стаж начинается с даты получения прав и рассчитывается отдельно по разным категориям ТС. При замене прав стаж продлевается.

Непрерывный стаж важен в некоторых сферах. Например, для работы в такси должен быть опыт не менее 3 лет, а для транспортировки опасных грузов — от 1 года (Приказ Минтранса России от 31 июля 2020 г. N 282).

Проверять права водителей можно вручную через официальные ведомства и платформы. Например, в базе данных ГИБДД узнаете срок действия водительского удостоверения, а в суде общей юрисдикции — наличие судимостей. Для этого каждый раз придется вводить данные сотрудника вручную и сверять информацию. Чтобы снизить риск ошибок и сэкономить время, лучше ввести автоматическую систему учета.

Как вести учет прав водителей

Есть несколько способов контролировать изменения в водительских удостоверениях сотрудников. 

Таблицы Excel. Вариант подходит для автопарков, где машин меньше 15–20, и список водителей компании небольшой. Чтобы никого не пропустить, можно проверять данные раз в неделю или при подписи путевого листа. Минус способа — программа самостоятельно не обновляет информацию, а при ручном учете могут быть ошибки.

Отраслевое решение 1С. В нем можно контролировать сроки действия документов ТС и прав водителей. Для каждого сотрудника программа формирует отчет со всей информацией.

Сервисы мониторинга. Если машин больше 20, удобно использовать специальные решения для мониторинга, например, OnlineГИБДД. Сервис предоставляет информацию о правах всех водителей и штрафов в едином окне. Вам не придется тратить время на ручную проверку, система предупредит, если водителя лишили прав или пора их менять.

Для автоматического учета нужно внести данные водителей в личном кабинете, а сервис проверит всю важную информацию:

• срок действия удостоверения;
• категории транспортных средств, которыми может управлять водитель;
• было ли лишение прав и дополнительный штраф за него;
• дату вынесения постановления о лишении прав;
• срок лишения.

Резюмируем

• Если не проверять права водителей, организация может столкнуться с финансовыми потерями: повышенные расходы на страховку, штраф за допуск к работе сотрудника без права управления транспортным средством и отсутствие страховых выплат в случае ДТП.
• Чтобы снизить риск убытков, необходимо регулярно проверять данные в водительских удостоверениях: срок действия и стаж, необходимые для работы категории и подкатегории, лишение прав.
• Проверять права можно вручную с помощью базы ГИБДД. Также можно использовать единую систему учета, например, Excel или 1C.
• Чтобы снизить риск ошибок и сэкономить время, удобно подключить сервис мониторинга OnlineГИБДД — с его помощью можно быстро проверить права сотрудников. Также система автоматически контролирует изменения в удостоверениях и сообщает, если водителя лишили прав или истек срок действия документа.