В бухучете дорожные штрафы относятся к прочим расходам, но под разные ситуации нужно указывать свои проводки. В налоговом учете они не уменьшают базу, и при отчетности важно предоставить определенный пакет документов.
Разбираем нюансы учета вместе с Ольгой Подрезовой — аттестованным налоговым консультантом, членом ассоциации экспертов бухгалтерского бизнеса.
Почему штрафы не уменьшают налоги
Как учесть штраф в бухгалтерии: 4 типовые ситуации
Какие документы нужны, чтобы штраф прошел налоговую проверку
Какие ошибки часто допускают в учете штрафов
Почему штрафы не уменьшают налоги
Штрафы и пени относят к санкциям за нарушение законодательства, поэтому их нельзя включить в налоговые расходы:
- Организации на ОСНО не могут учитывать затраты в виде штрафов, пеней и иных санкций, включая административные штрафы, например, от ГАИ (ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 270 НК РФ). Организации на УСН также не могут включить штрафы в налоговый вычет, так как они не входят в закрытый перечень расходов (ст. 346.16 НК РФ).
- Штрафы и пени не облагаются НДС — в этом случае нет реализации товаров или услуг.
«По Налоговому кодексу (ст. 252 НК РФ) чтобы компания могла учесть расход и уменьшить налог на прибыль, нужно выполнить три условия одновременно:
- Экономическая обоснованность: расход должен быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода.
- Документальное подтверждение: нужны первичные документы, например, договор, акт, чек, счет-фактура.
- Направленность на получение дохода: расходы должны реально способствовать заработку компании. Например, налоговую базу уменьшают расходы на топливо, зарплата водителям и проезды по платным дорогам.
Если расход не соответствует хотя бы одному критерию, налоговая его не признает», — Ольга Подрезова, налоговый консультант и бухгалтер.
Как учесть штраф в бухгалтерии: 4 типовые ситуации
Бухгалтерский учет штрафов различается в зависимости от ситуации. Разберем четыре частых случая и расскажем, как действовать в каждом.
Организация оплатила штраф по реквизитам
Согласно Положению о бухгалтерском учете штрафы и пени относятся к прочим расходам 10/99 «Расходы организации» (Приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н). Для отражения штрафов используют счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Подключите модуль 1С, и все данные по штрафам ГИБДД, МАДИ, АМПП и Платону будут загружаться в систему автоматически. Сможете проверять и оплачивать штрафы из своей учетной системы.
Организация взыскала штраф с водителя
Если к штрафу привели действия материально-ответственного лица, например, водителя, сумму удерживают с сотрудника. При этом можно применить две схемы проводок:
Через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Компания сначала фиксирует обязательство перед ГАИ, а потом перекладывает его на водителя. В проводке возмещение признают как доход:
- Дебет 91.2 Кредит 76 — начисление штрафа ГАИ;
- Дебет 76 Кредит 51 — оплата штрафа;
- Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 91-1 — работник принял на себя обязательство возместить работодателю причиненный ущерб;
- Дебет 70 Кредит 73.2 — удержание из зарплаты.
Прямое удержание из заработной платы. В этом случае штраф сразу признают как материальный ущерб из-за действия работника, а отдельный доход не прописывают:
- Дебет 70 Кредит 73.2 — удержание из зарплаты.
Чтобы компания могла вычесть штраф из зарплаты, в трудовом договоре или положении о материальной ответственности должно быть прописано это право. При этом размер возмещения не может превышать 20% от заработка. Можно удержать полную сумму разом, если есть письменное согласие сотрудника.
Для отчетности нужно собрать пакет документов:
- служебная записка или докладная от работника с описанием нарушения;
- акт о материальном ущербе с подписью представителя компании и сотрудника;
- приказ или распоряжение руководителя о привлечении к материальной ответственности и удержании штрафа.
Возмещение можно проводить частично, например, разделить на аванс и зарплату. В таком случае проводки разбиваются по датам выплат и каждая прописывается как Дебет 70 Кредит 73.2 на сумму удержания.
В личном кабинете OnlineГИБДД вы можете привязать карту водителя к определенному авто. Водитель дает согласие на безакцептные списания, и дальше штрафы будут списываться с него напрямую, а вам не придется оформлять множество документов.
Штраф назначен на лизингодателя, но платит лизингополучатель
Лизинговая компания после оплаты штрафа может взыскать сумму с арендатора, если в договоре прописаны условия о компенсации. В этом случае проводку оформляют следующим образом:
- Дебет 91.2 Кредит 76 — начисление штрафа;
- Дебет 76 Кредит 51 — оплата ГИБДД;
- Дебет 76 Кредит 91.1 — возмещение как прочий доход.
Логистическая компания, арендующая транспорт, также учитывает штраф в бухучете:
- Дебет 76 Кредит 51/50— перевод средств;
- Дебет 20/26/44/91.2 Кредит 76 — расходы по эксплуатации ТС.
Оплата штрафов проходит через контрагента
Если компания отслеживает и оплачивает штраф через специальный сервис, например, OnlineГИБДД, проводку нужно оформлять так:
- Дебет 91.2 Кредит 60/76 — контрагент, начисление штрафа;
- Дебет 60/76 Кредит 51 — оплата контрагенту;
- Дебет 51 Кредит 60/76 — возврат или компенсация от контрагента, если применимо.
Контрагент может оплачивать штраф от своего имени, для этого необходим договор поручения или соглашение для обоснования. Тогда можно применить следующую проводку:
- Дебет 73/76 Кредит 91.1 — возмещение как доход;
- Дебет 91.2 Кредит 73/76 — расход по поручению.
Отслеживать и оплачивать штрафы удобно в личном кабинете сервиса OnlineГИБДД: вам не нужно заполнять реквизиты ведомств вручную, и можно оплатить сразу несколько квитанций.
Подготовили памятку с ситуациями и проводками. Сохраните, чтобы было удобно возвращаться к ней, когда будете составлять учет штрафов.
Какие документы нужны, чтобы штраф прошел налоговую проверку
Каждый штраф важно документально подтвердить, чтобы ФНС не оставили замечания. Что нужно прикрепить к проводке:
- постановление или протокол о наложении штрафа;
- акт нарушения;
- платежные документы;
- документы о материальной ответственности и согласие сотрудника, если штраф удерживают с него.
«Постановление или протокол о наложении штрафа — это основной документ, на основании которого начисляется штраф. В нем должны быть прописаны:
- реквизиты организации или физлица, на которых наложен штраф;
- описание нарушения;
- сумма штрафа.
Без постановления налоговый орган может отказать в признании штрафа в учете», — Ольга Подрезова, налоговый консультант и бухгалтер.
Если в документах есть недочеты, налоговая также может их не принять. Вот что стоит проверить перед сдачей декларации:
- указаны верные даты;
- есть подписи руководителя и материально ответственного лица;
- стоит печать, если предусмотрена.
Когда еще налоговая не примет учет штрафа:
- взыскание с сотрудника произошло на основе устной договоренности;
- отсутствуют основания для взыскания с сотрудника или лизингополучателя;
- пропущены сроки учета.
Собрали чек-лист, как подготовиться к отчетности перед налоговой. Он поможет не пропустить ошибки и снизить риск отказа ФНС в признании штрафа в учете.
Какие ошибки часто допускают в учете штрафов
Учет штрафов требует внимательного подхода. Лучше потратить время и снизить риск ошибок, иначе можно столкнуться с претензиями от налоговой или трудовой инспекции.
Вот какие ошибки совершают компании:
- Приняли штраф как расход. В этом случае ФНС может доначислить налог за неправильное ведение бухучета. Чтобы не допустить случайной ошибки, стоит закрепить в учетной политике компании, что штраф не относится к расходам.
- Штраф удержали с водителя, но не оформили документы. Это нарушение ТК РФ, и сотрудник может направить жалобу в трудовую инспекцию. Поэтому при учете важно проверять весь пакет документов и сумму возмещения. Также необходимо объяснить сотруднику причины и основания для удержания, чтобы уменьшить вероятность конфликта.
- Компенсация поступила, но ее не прописали в учете. Тогда налоговая может самостоятельно отразить доход, доначислить налог и выписать штраф. В этом случае необходимо подать уточненную декларацию и дать пояснения — часто это снижает санкции до минимума.
Резюмируем
- Штрафы не снижают налоговую базу и не облагаются НДС.
- В бухгалтерском учете они идут в статью «Прочие расходы». Способ учета зависит от ситуации: штраф может быть оплачен напрямую или через сервис, взыскан с сотрудника или передан лизингополучателю. В каждом случае будут разные проводки.
- Чтобы налоговая приняла учет штрафа, важно собрать необходимый пакет документов. Удержание или списание штрафа могут признать неправомерным, если нет постановления, акта нарушения и заверенных приказов о материальной ответственности.
- Неправильно отраженный штраф, отсутствие документов или неверные реквизиты могут привести к доначислениям и жалобам сотрудников в трудовую инспекцию.
