Автоматизация документооборота с Госавтоинспекцией сокращает время на рутинные задачи и повышает финансовую и юридическую безопасность компании. Организации могут подключить специальные системы, которые вовремя оповещают о новых постановлениях, контролируют оплату и проверяют права водителей.
В статье разбираемся, как настроить автоматический документооборот:
Что обычно входит в цифровой учет документов с ГАИ
Какие инструменты помогут автоматизировать документооборот
Что обычно входит в цифровой учет документов с ГАИ
В документооборот с Госавтоинспекцией входят:
- Постановления. Когда появляется новый штраф, у компании есть 10 дней на его обжалование, 20 дней на оплату со скидкой 25% и 60 дней на погашение до возбуждения исполнительного производства. Если пропустить сроки, штраф передадут приставам.
- Исполнительные производства. Когда приставы возбуждают исполнительное производство, у компании есть еще пять дней на добровольную оплату штрафа. По их истечении приставы начисляют исполнительский сбор — 7% от суммы долга, но не менее 10 000 рублей для юридических лиц — статья 30 пункт 12 N 229-ФЗ. Поэтому важно проверять производства регулярно, чтобы вовремя погашать долг и избегать лишних расходов.
- Водительские удостоверения. За выпуск на рейс водителя без прав организация может оплатить штраф до 100 тысяч рублей — статья 12.32 КоАП РФ. Кроме этого, есть и другие риски. Если о просроченных правах узнают в последний момент, рейс придется отменить или перенести. Это финансовые потери, срывы сроков и испорченная репутация.
- Доверенности на водителей. Они нужны, чтобы подтвердить право сотрудника пользоваться автомобилем компании. Если ее нет, поездку квалифицируют как управление без необходимых бумаг и выпишут штраф 500 рублей — статья 12.3 КоАП РФ.
Лизинговым компаниям еще нужно регулярно проверять ограничения на транспортные средства: аресты, запреты на регистрацию, залоги или розыск. Если приставы накладывают подобные обременения, машина фактически выпадает из работы. Компания не может передать автомобиль новому клиенту, продлить договор или оформить выкуп.
Регулярные проверки по VIN-номеру или госномеру помогают вовремя узнать об ограничениях и принять меры. Например, оплатить долг и подать ходатайство о снятии запрета.
Какие инструменты помогут автоматизировать документооборот
Есть цифровые решения, которые собирают почти все данные Госавтоинспекции в одном месте. С ними не нужно каждый раз вручную вводить номер авто или ИНН компании и искать данные по разным источникам. Достаточно один раз загрузить информацию, и система будет присылать все документы автоматически.
Специализированные сервисы
Такие системы собирают данные напрямую из нескольких источников в одном интерфейсе. Пример такого решения — OnlineГИБДД. Сервис показывает новые штрафы, исполнительные производства, проезды, проверяет авто по VIN и следит за сроком действия водительских прав.
Такой вариант подойдет и крупным автопаркам, и небольшим организациям. Подключиться к сервису просто: достаточно загрузить авто в личный кабинет, и постановления начнут подгружаться автоматически.
Возможности сервиса включают:
- Мониторинг штрафов и контроль их оплаты. Система регулярно обновляет данные из базы ГАИ, чтобы вы всегда видели текущие статусы постановлений: например, оплачен ли штраф, когда истекает срок его погашения. OnlineГИБДД контролирует статус оплаты по каждому штрафу. Если платеж не прошел, сервис отобразит это в личном кабинете. Вы можете обратиться в ведомство для проверки статуса постановления и уточнения причины, по которой не прошел платеж. В системе есть разные способы оплаты: через банк-клиент, банковскую карту или с баланса в личном кабинете.
В системе есть разные способы оплаты: через банк-клиент, банковскую карту или с баланса в личном кабинете
- Уведомления об исполнительных производствах. Система оповещает о новых исполнительных производствах по почте и в личном кабинете. Так есть время погасить долг в срок для добровольного исполнения и избежать оплаты дополнительного сбора.
- Учет водительских удостоверений. Сервис проверяет права сотрудников и сообщает о лишениях или истечении срока, чтобы вы не выпускали их на рейс без удостоверений.
OnlineГИБДД показывает всех водителей и следит за сроком действия их прав — система напомнит, если документы нужно обновить
Сервисы мониторинга штрафов можно подключить через API к бухгалтерским программам вроде 1С. Так, OnlineГИБДД автоматически подгружает новые постановления прямо в систему.
В платежках формируются нужные реквизиты на оплату, вручную ничего вводить не надо. Сервис является полноценным инструментом для электронного документооборота, автоматического мониторинга и контроля автопарка.
Мобильные приложения
Еще один способ отслеживать штрафы — мобильные приложения. Можно загрузить данные об авто, и оно будет подгружать по ним все постановления. Приложениями удобно пользоваться, если в автопарке 1–4 машины — штрафов не так много, и их можно быстро проверить с телефона.
Когда автомобилей становится больше, возможностей таких приложений не хватает. В них нет отчетов по транспортным средствам, глубокой аналитики или интеграции с бухгалтерскими системами. Также нельзя проверить данные из ФССП по исполнительному производству.
В приложениях есть оплата по карте. Иногда программа обновляет статус оплаты с задержкой, поэтому есть риск оплатить один штраф дважды.
Бухгалтерские системы
Организации с большим автопарком могут использовать бухгалтерские системы вроде 1С. В них можно вести учет ДТП и штрафов: оформлять документы о происшествиях, хранить данные экспертиз и страховых выплат, фиксировать фото нарушений и анализировать статистику по водителям.
Такие системы изначально создавались для бухгалтерии, поэтому их возможности в работе со штрафами ограничены. Сервисы не показывают текущий статус оплаты и не отслеживают исполнительное производство без дополнительных интеграций. Компаниям всё равно приходится подключать специальные модули или отдельные сервисы.
Автоматически формируйте платежки. Отмечайте нужные штрафы и погашайте их одним платежом в личном кабинете.
Резюмируем
- Для компаний с автопарком документооборот с ГАИ сводится к контролю штрафов и исполнительных производств. Кроме того, нужно следить за водительскими правами и доверенностями, а также регулярно проверять машины на аресты и запреты.
- Для работы с документами ГАИ есть разные инструменты. Они позволяют автоматизировать контроль штрафов, своевременно отслеживать новые постановления и ограничения на транспорт. А еще сократить время на ручной поиск информации по водителям и машинам.
- Для контроля документооборота с ГАИ используют разные решения: мобильные приложения, бухгалтерские системы и специализированные сервисы вроде OnlineГИБДД. Он показывает новые штрафы, напоминает о сроках, проверяет права водителей и ограничения на авто. Через API сервис можно связать с бухгалтерией, тогда он станет полноценным инструментом для автоматизации документооборота.
