Учет и списание ГСМ в бухгалтерии в 2025 году

Учет ГСМ — это фиксация и контроль движения горюче-смазочных материалов (топлива, масел и других жидкостей), их списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Для компаний с автопарком это критически важный процесс: от корректного учета зависят точность затрат, налоговая безопасность и эффективность использования транспорта.

В статье рассмотрим:

• Что такоев бухгалтерии
• Что такое расходы на ГСМ и их в путевом листе
• Нормы расходов на топливо
• Пример расчета списания топлива
• Пошаговую инструкцию по списанию топлива по путевым листам
• Особенности налогового учета ГСМ
• Необходимые документы для учета ГСМ

ГСМ: что это в бухгалтерии

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят бензин, дизельное топливо, моторные масла, тосол, антифриз и другие технические жидкости, необходимые для работы транспортных средств.

В зависимости от характера деятельности компании расходы на ГСМ могут относиться к разным категориям:

• Прямые расходы — если транспортное средство используется в основной деятельности, например, при доставке товаров или перевозке пассажиров.
• Косвенные расходы — если автомобиль используется для нужд, не связанных напрямую с основной деятельностью, например, его использует директор.
• Общехозяйственные расходы — если транспорт служит для общего управления компанией: поездки в налоговую, на почту и т. п.

Учет ГСМ ведется по следующим счетам:

• Счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо» — для обособленного учета горюче-смазочных материалов.

• Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — для учета обязательств перед контрагентами.

• Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» — используется при закупке материалов.

По мере использования ГСМ списываются на счета затрат в зависимости от назначения транспорта:

• Счет 44 «Расходы на продажу» — если автомобиль используется для доставки товаров.
• Счет 20 «Основное производство» — если транспорт задействован для перевозки пассажиров.
• Счет 26 «Общехозяйственные расходы» — при эксплуатации автомобиля для административных целей, например, перевозки сотрудников.

Необходимо вести раздельный учет — топливо, использованное на производственные нужды, должно быть отделено от ГСМ, израсходованных на административные или хозяйственные поездки.

Что такое расходы на ГСМ и их учет в путевом листе

Расходы на ГСМ — это затраты организации на приобретение и использование горюче-смазочных материалов. Чтобы обосновать такие расходы, бухгалтеру в первую очередь необходим путевой лист.

Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий расход ГСМ. В нем фиксируются:

• дата и маршрут поездки,
• показания одометра (пробег),
• норма и фактический расход топлива,
• данные водителя и транспортного средства
• и другие данные.

На основании путевого листа бухгалтер оформляет акт списания ГСМ. В случае автоматизированного учета данные из путевых листов могут сразу загружаться в систему и автоматически сопоставляться с установленными нормативами.

Образец акта на списание ГСМ

Нормы расходов на топливо

Списание ГСМ в бухучете производится по установленным нормам, а не по фактическому объему заправки. 

Нормы расхода топлива могут быть:

• утверждены внутренним приказом организации с обоснованием и расчетами,
• взяты из Методических рекомендаций Минтранса,
• разработаны индивидуально — с учетом модели транспортного средства, условий эксплуатации, сезонности и прочих переменных.

Нормативы обязательны не только для бухгалтерского учета, но и для подтверждения расходов в налоговом учете.

Превышение норм допустимо, но только при наличии обоснований: сложный маршрут, пробки, холода, ожидание с работающим двигателем. Отклонения должны быть документально подтверждены — объяснительными или служебными записками, с указанием причины, даты и маршрута.

Рекомендуется:

• Оформлять нормы приказом с указанием источников — Минтранс, производитель, расчеты.
• Регулярно пересматривать нормативы при изменении условий эксплуатации.
• Использовать путевые листы с корректным учетом пробега и маршрута — это основа для обоснования списаний.

Пример расчета списания топлива

Рассмотрим расчет списания топлива на простом примере:

Допустим, есть легковой автомобиль, который проехал за день 350 км. Норма расхода топлива для этого автомобиля — 10 литров на 100 км, а цена топлива — 52 рубля за литр.

Шаг 1: Рассчитываем расход топлива по норме

Для этого используется формула: Расход = Пробег × Норма / 100

Подставляем данные: 350 км × 10 л / 100 = 35 литров

То есть, по норме автомобиль должен был израсходовать 35 литров топлива.

Шаг 2: Считаем стоимость списанного топлива

35 литров × 52 рубля = 1820 рублей

Эта сумма — расходы на топливо за поездку.

Шаг 3: Отражаем в бухгалтерском учете

Топливо учитывается на счете 10.03 (материалы — топливо).

Списание производится на счет затрат, в зависимости от назначения транспорта:

• Производство — счет 20
• Административные нужды — счет 26
• Продажи и доставка — счет 44

Например, если автомобиль используется для командировок офиса, делается проводка: Дебет 26 — Кредит 10.03 на сумму 1820 рублей.

Если фактический расход топлива больше нормы, то разницу нельзя списывать без объяснительных документов — служебной записки, отметки в путевом листе о сложном маршруте, пробках, морозе. Если фактический расход меньше нормы — списывается фактически израсходованное количество топлива.

Такой расчет нужно делать по каждому путевому листу. Для удобства можно использовать автоматизированные системы учёта, которые автоматически загружают данные из путевых листов, рассчитывают списание и формируют бухгалтерские проводки.

Пошаговая инструкция списания топлива по путевым листам

Для обеспечения прозрачности и правильности учета затрат на топливо важно соблюдать установленный законом порядок списания:

1. Утвердить нормы расхода топлива для каждого транспортного средства с учетом условий эксплуатации.
2. Получить заполненный путевой лист с указанием маршрута, пробега, остатков и заправок топлива.
3. Рассчитать фактический расход по путевому листу и сравнить с утвержденной нормой.
4. Оформить акт списания ГСМ или другой документ, подтверждающий расход топлива.
5. Отразить списание в бухгалтерском учете — списать топливо со счета 10.03 в дебет соответствующего счета затрат.
6. При превышении норм расхода подготовить и оформить письменное обоснование — служебная записка, объяснительная.
7. Хранить все первичные документы и подтверждающие материалы не менее 5 лет для возможного контроля и аудита.

Налоговый учет ГСМ

Расходы на ГСМ можно учесть в налоговом учете, если выполняются три условия:

• Есть подтверждающие документы — путевые листы, акты списания, чеки и другие документы.
• Расход топлива уложен в утвержденные нормы.
• Топливо использовано в деятельности, приносящей доход.

Если нормы превышены без обоснований, например, без служебных записок, налоговая может исключить такие суммы из расходов при проверке.

Как учитывать НДС по ГСМ

Если компания платит НДС, то можно вернуть (принять к вычету) налог, который был включен в стоимость топлива. Но это можно сделать только при правильных документах. Вот три самые распространенные ситуации:

1. Покупка по безналу со счетом-фактурой

Стандартная схема: платите поставщику, получаете счет-фактуру — принимаете НДС к вычету. Главное — использование топлива в рамках облагаемой деятельности.

2. Топливные карты — Лукойл, Газпромнефть и другие

Оператор — поставщик топлива предоставляет отчет, счет-фактуру и акт сверки. Все документы нужны для вычета НДС. Без них вычет не подтвердят, даже если заправка была.

3. Оплата наличными или корпоративной картой

Необходим кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) и подтверждение производственного использования топлива. Без этих документов НДС к вычету не принимается.

Если компания использует упрощенную систему налогообложения «доходы минус расходы» ГСМ также включаются в расходы, если соблюдены те же условия: подтвержденные документы, соответствие нормам, связь с доходной деятельностью. При УСН без НДС без НДС или с НДС 5/7% вычет налога не применяется.

Какие документы нужны

Чтобы расходы на топливо были признаны в налоговом и бухгалтерском учете — особенно при проверке, — необходимо оформить следующий комплект документов:

• Путевые листы с обязательными реквизитами — дата, маршрут, пробег, сведения о водителе и ТС.
• Акт списания ГСМ — на основании путевого листа и норм расхода.
• Приказ об утверждении норм расхода топлива для каждого вида транспорта.
• Документы, подтверждающие покупку топлива: счета-фактуры, кассовые чеки, договоры с АЗС.
• Отчеты по топливным картам, акты сверки и счета-фактуры от оператора карты.
• Служебные записки или объяснительные — при отклонениях от утвержденных норм.

Все документы должны быть правильно оформлены и храниться не менее 5 лет, а в некоторых случаях — бессрочно, например, если в течение 5 лет в компании контролирующий орган не проводил проверку или ревизию. 

Учет ГСМ в бухгалтерии: частые вопросы

Можно ли списывать ГСМ без путевых листов?

Нет. Без путевого листа списание топлива нельзя считать обоснованным ни в бухучете, ни для налогообложения.

Нужно ли учитывать остатки топлива на конец месяца?

Да, особенно если ГСМ учитывается по складу. Остатки инвентаризируются и отражаются в учете.

Как учитывать ГСМ при аренде автомобиля?

Если арендуете авто с экипажем — топливо часто включает арендодатель. Если без экипажа — расходы на топливо списываются по стандартной схеме с путевыми листами.