Какие документы нужны для грузоперевозки

Для перевозки грузов необходим полный пакет документов — без них перевозка считается незаконной. Правильно оформленные бумаги гарантируют безопасность, законность и беспрепятственное движение груза. Ошибки или отсутствие документов могут привести к штрафам, задержкам и другим неприятностям. 

В статье рассказываем:

• Зачем нужны документы на доставку грузов
• Виды документов на доставку грузов
• Какие документы нужны для доставки грузов
• Кто отвечает за документы в организации
• Штрафы за перевозку груза без документов

Зачем нужны документы на доставку грузов

Документы в перевозке подтверждают законность рейса, обеспечивают безопасность на дороге и защищают компанию от штрафов и лишних рисков.

• Безопасность на маршруте. Водитель должен иметь права соответствующей категории, доверенность на управление ТС и, если требуется, — допуски, например, к перевозке опасных грузов. У машины должны быть СТС, диагностическая карта, страховка. Все это — базовые документы, подтверждающие, что перевозку выполняет подготовленный водитель на исправном автомобиле. Без них рейс просто не должен начинаться.
• Легальность перевозки. Для подтверждения законности перевозки необходимы: договор с заказчиком, товарно-транспортная накладная (ТТН), путевой лист. Эти документы подтверждают, что груз передан, принят и доставлен в рамках договора. При международных перевозках обязательно наличие CMR-накладной и других сопроводительных документов.
• Контроль и логистика. Путевой лист позволяет отслеживать маршрут, пробег, расход топлива и рабочее время водителя. Сопроводительные документы подтверждают, что груз действительно доставлен, в нужный объеме и в целости. Это важно как для внутреннего учета, так и для отчетности перед клиентом.
• Защита интересов компании. Если документы в порядке, гораздо проще решать спорные ситуации. Например, если груз поврежден, потерян или есть претензии по срокам доставки — бумаги помогут разобраться, кто и за что отвечает. Это снижает юридические риски и финансовые потери.
• Предотвращение штрафов и простоев. Отсутствие нужного документа — повод для штрафа или даже остановки рейса. Поэтому грамотная подготовка документов до рейса — залог того, что машина не встанет на посту, а компания не получит штраф.

Виды документов для доставки груза

Документы делятся на три группы: на водителя, на автомобиль и на груз. Иногда требуются дополнительные — если нестандартный маршрут или специфический груз, например животные, продукты питания или опасный груз.

Документы водителя

• Водительское удостоверение нужной категории — «С», «С1», «СЕ» и «С1Е»
• Путевой лист
• Доверенность на управление ТС

Документы на автомобиль

• Свидетельство о регистрации автомобиля (СТС)
• Полис ОСАГО
• Диагностическая карта о прохождении техосмотра

Документы на груз

• Договор перевозки
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) —  содержит перечень перевозимого груза и отметку о его получении.
• Транспортная накладная — подтверждает факт доставки.

 Дополнительные документы

Дополнительно могут понадобиться:

• Ветеринарные документы — для перевозки животных или продуктов животного происхождения.
• Санитарная книжка на автомобиль — при перевозке продуктов.
• Паспорт безопасности груза
• Лицензия на перевозку опасных грузов
• Разрешение на проезд по автомобильным дорогам
• Сертификаты качества или паспорт на груз
• Экспортная декларация — для международных перевозок.

Какие документы нужны для доставки грузов

Вот базовый список документов, которые должны быть при любой грузоперевозке — вне зависимости от типа груза и направления.

Водительское удостоверение

Категория «С» — для управления грузовым автомобилем, категория «Е» — если есть прицеп.

Доверенность на управление автомобилем

Если машина принадлежит юридическому лицу, лучше оформить доверенность на водителя. Это упростит общение с инспекторами ГИБДД.

Документы на автомобиль

СТС (свидетельство о регистрации) и полис ОСАГО — обязательны для выезда на линию.

Путевой лист

Фиксирует маршрут, пробег, состояние автомобиля и рабочее время водителя. Нужен для расчетов по зарплате, контроля рейсов и проверки легальности перевозки.

Договор перевозки

Заключается между отправителем, перевозчиком и получателем. Подтверждает, что груз везут на законных основаниях.

Сопроводительные документы на груз

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) — содержит список груза и отметку о доставке.
• Транспортная накладная (ТН) — подтверждает сам факт перевозки, но не содержит перечня товара.

Кто отвечает за документы в организации

Оформлением документов занимаются сразу несколько сотрудников, каждый в своей зоне:

• Логист — отвечает за основные сопроводительные документы для грузоперевозки: маршрутные листы, накладные и транспортные документы. 
• Экспедитор — ответственен за порядок в бумагах в пути.
• Флит-менеджер, или управляющий автопарком — следит за техдокументами на транспорт: СТС, ОСАГО, диагностикой, путевыми листами.
• Специалист по БДД — контролирует путевые листы, инструктажи, техосмотры и соблюдение режима труда и отдыха.
• Бухгалтерия — отвечает за счета-фактуры, УПД, накладные и другие первичные документы для грузоперевозки. 

Доверенности оформляет сотрудник, назначенный приказом.

Если чего-то не хватает, ответственность несет не водитель, а тот, кто должен был подготовить документы.

Штрафы за перевозку груза без документов

Документы на перевозку грузов: частые вопросы

Какие основные документы нужны для грузоперевозчика?

• Водительское удостоверение
• Доверенность на управление ТС — если нужно
• СТС и полис ОСАГО
• Путевой лист
• Транспортная или товарно-транспортная накладная

Какие дополнительные документы есть для доставки грузов?

• Ветеринарный паспорт — для перевозки животных или продуктов животного происхождения
• Санитарная книжка на автомобиль — при перевозке продуктов питания
• Паспорт безопасности груза
• Лицензия на перевозку опасных грузов
• Разрешение на проезд по автомобильным дорогам
• Сертификаты качества, паспорт на груз
• Экспортная декларация — для международных перевозок

Какие штрафы за нарушение правил грузоперевозки?

• Нет путевого листа или сопроводительных документов на груз — до 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ)
• Нет документов на ТС — до 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ)
• Нарушения при перевозке опасных грузов (ст. 12.21.2 КоАП РФ):
  • Водитель: 2 000–2 500 рублей
  • Должностное лицо: 15 000–20 000 рублей
  • Юрлицо: 400 000–500 000 рублей