Электронная транспортная накладная: как это работает

Рассказали, что такое электронная транспортная накладная, как и в каких случаях она применяется, кому необходима и какие есть нюансы ее использования.

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна
• Для чего внедрили транспортные накладные в электронном виде
• Законодательство по внедрению электронных транспортных накладных
• Как создать электронную транспортную накладную
• Форма электронной транспортной накладной
• Для кого обязательна электронная транспортная накладная
• Как перейти на электронные транспортные накладные
• Плюсы и минусы электронных транспортных накладных по сравнению с бумажными
• Сколько стоит внедрение электронных транспортных накладных
• Как работают электронные транспортные накладные

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Максимально актуальным этот переход будет для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Если же вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует денежных затрат.

Для чего внедрили транспортные накладные в электронном виде

ЭТрН — это прежде всего про эффективность и скорость бизнес-процессов. Внедрение ЭТрН призвано оптимизировать деятельность грузоперевозчиков и их клиентов.

Использование ЭТрН позволяет:

• Получить доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в электронной версии накладной.
• Вносить правки легко и оперативно. Если допущена ошибка — составляется новый документ. Обновленный вариант накладной моментально становится доступен каждому участнику перевозок.
• Исключить необходимость хранения бумажных накладных. Всё хранится в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ и не нужно складировать лишние бумаги.
• Снизить потребление бумаги и ресурса офисной техники. Электронные версии любых документов — это вклад в экологию и снижение расходов.

Отдельный плюс — упрощение проверок. Налоговая сможет в любой момент получить доступ к электронным версиям. А перевозчикам, соответственно, не нужно по запросам налоговой предоставлять накладную в бумажном виде.

Законодательство по внедрению электронных транспортных накладных

Законодательная база по ЭТрН состоит из двух основных документов:

• Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 г. №2200 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства от 30.11.2021 г. №2116), в котором изложен порядок использования ЭТрН;
• Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, где утверждена форма документа.

С  1 марта по 1 сентября 2022 года можно использовать свою форму для накладной. После 1 сентября придется использовать тот формат, что предусмотрен приказом ФНС.

Как создать электронную транспортную накладную

В создании электронной накладной принимают участие грузоотправитель, грузоперевозчик, водитель и получатель груза. Накладная оформляется и отправляется через оператора ЭПД — например, Контур, Сбис или Такском. Оформленная накладная регистрируется в ГИС ЭПД — электронной федеральной системе. У налоговой есть доступ к этой базе данных, благодаря чему перевозчики не должны предоставлять электронные транспортные накладные при проверках.

Примерный порядок работы таков:

1. Отправитель груза, используя приложение или сайт оператора ЭПД, создает накладную в личном кабинете — на компьютере, смартфоне или планшете. В накладной указывает всю необходимую информацию о грузе, точках его отправки и доставки, о перевозчике, а затем подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через своего оператора передает ее другим участникам процесса и в единую базу ГИС ЭПД.
2. Оператор ЭПД передает сформированный документ адресату (получателю груза) и грузоперевозчику.
3. Водитель фиксирует получение и дальнейшую передачу груза получателю простой ЭП, а грузоперевозчик использует для этого КЭП.
4. Грузополучатель также удостоверяет получение груза с помощью КЭП.
5. Грузоперевозчик заверяет накладную, используя КЭП.

Каждый из участников перевозки может скачать собственный полностью заполненный экземпляр ЭТрН.

Форма электронной транспортной накладной

ЭТрН состоит из 12 разделов, 7 из которых в обязательном порядке  заполняются при каждой отправке/получении груза:

• 1, 2, 3, 6, 7 — заполняются отправителем и содержит основные данные о грузе и параметрах его доставки;
• 8 — заполняется перевозчиком и удостоверяет приемку груза;
• 10 — частично заполняется грузополучателем и фиксирует приемку груза адресатом;
• 10 — частично заполняется перевозчиком и свидетельствует об исполнении обязательств по грузоперевозкам.

Есть ещё несколько необязательных разделов, которые заполняются в случае каких-либо отклонений от первоначально заявленной схемы: смены водителя, его ТС, пункта назначения или стоимости услуг.

Для кого обязательна электронная транспортная накладная

Пока электронные транспортные накладные оформлять не обязательно: можно продолжать пользоваться бумажными. Но в ближайшие несколько лет правительство планирует перевести на ЭТрН всех грузоперевозчиков, поэтому начать постепенный переход выгоднее сейчас.

Как осуществить переход на электронные транспортные накладные

1. Оформить ответственным сотрудникам электронные подписи КЭП и ПЭП — квалифицированную и простую соответственно.
2. Подключить сервисы электронного документооборота, т.е. выбрать сертифицированного оператора ЭПД, который займется направлением ваших накладных.
3. Подготовить соглашения об обмене электронными документами. Понадобится оформить два таких соглашения: одно — между грузоперевозчиком и водителем, второе — между отправителем, получателем и транспортной компанией (перевозчиком).

4. Обеспечить своих сотрудников смартфонами или компьютерами с соответствующими приложениями и доступами к ним.

Плюсы и минусы электронных транспортных накладных по сравнению с бумажными

Сравним работу человека, оформляющего бумажную накладную, и работу менеджера, заполняющего ЭТрН.

Бумажный вариант:

1. Заполнить, распечатать три экземпляра, подписать. Накладная может включать в себя сотню позиций по доставке, соответственно, каждый экземпляр — это много распечатанных листов бумаги.
2. Передать два экземпляра водителю. Если ответственное за заполнение накладной лицо находится территориально не в том же месте, где груз — лишняя поездка.
3. Если в накладной ошибка, или водитель потерял накладные — перепечатывать заново.
4. По завершении поездки полностью заполненный экземпляр накладной нужно вернуть отправителю. Плюс одна поездка водителя.
5. Бумажная накладная хранится в бумажном архиве, при проверке её поиск занимает время.

Электронный вариант:

1. Отправитель заполняет электронную версию накладной.
2. Автоматически и сразу же после подписания отправителем накладная появляется в единой базе и доступна всем прочим участникам перевозки — водителю, менеджеру перевозчика, получателю.
3. Распечатывается один специальный экземпляр для ГИБДД, на случай проверок на дорогах.
4. Каждый этап доставки становится сразу известен всем участникам.
5. Никакие оригиналы бумажных накладных не нужны.

Поскольку формат ЭТрН введен совсем недавно, наработанной практики по нему не так уж и много. Однако уже сейчас можно отметить как плюсы, так и минусы применения электронных транспортных накладных.

К плюсам относим:

• сокращение бумажного документооборота — экономия расходников, места на хранение и т.д.;
• возможность автоматизированных проверок со стороны налоговой — у ФНС есть доступ к ГИС ЭПД;
• оптимизация бизнес-процессов — проще исправлять ошибки в накладных, мгновенно получать извещения о состоянии перевозки и вносимых изменениях и т.д.

Минусы:

• необходимость договариваться с прочими участниками услуги перевозки — понадобится составлять специальные соглашения;
• отсутствие органов ГИБДД в структуре электронного документооборота — водителям нужно иметь при себе бумажный аналог (предоставляется оператором ЭПД);
• дополнительные расходы на оформление электронных подписей и услуги оператора ЭПД.

В процессе дальнейшего применения нововведения, вероятнее всего, будут выявлены и иные нюансы.

Сколько стоит внедрение электронных транспортных накладных

Среди затрат на внедрение стоит выделить:

• стоимость услуг оператора ЭПД;
• стоимость оформления электронных подписей различного уровня для ответственных сотрудников;
• стоимость обеспечения ответственных сотрудников нужной техникой.

Рассмотрим стоимость первого пункта этого списка на примере оператора СБИС.

Стоимость услуг СБИС для грузоотправителя и перевозчика рассчитывается в зависимости от количества накладных, которые понадобится выдать:

• до 200 накладных — 1 500 рублей в год;
• до 1200 накладных — 6 000 рублей в год;
• далее — от 2,5 до 5 рублей за накладную.

Для грузополучателя стоимость работы оператора не зависит от количества накладных и составляет 500 рублей в год.

Второй пункт — расходы на формирование электронной подписи. В разных регионах сертификаты ЭП стоят по-разному, ориентироваться можно на цены от 1 000 рублей в год за простую подпись без носителя (токена) и от 1 500 рублей в год за квалифицированную подпись без носителя. Стоимость токена оплачивается единоразово и составляет примерно 1 200 рублей.

Вопрос обеспечения сотрудников нужной техникой решается индивидуально каждым участником грузоперевозок.

Если у компании нет своих юристов, то в список расходов необходимо включить стоимость подготовки соглашений об обмене электронными документами между участниками грузоперевозок.

Как работают электронные транспортные накладные

За оформление электронной транспортной накладной отвечает несколько человек:

• со стороны отправителя — кладовщик, бухгалтер, менеджер (зависит от отправителя);
• со стороны перевозчика — водитель и кладовщик/менеджер/экспедитор;
• со стороны получателя — кладовщик/менеджер и т.д. (зависит от получателя).

Ошибки в электронной транспортной накладной исправляются путем составления новой ЭТрН (Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н).

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, компания может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами. Так указал Пленум Верховного Суда РФ в своём Постановлении №26 от 26.06.2018 г.

Спорные моменты есть до сих пор, ведь мы находимся на начальном этапе внедрения электронных накладных. Однако, учитывая текущие тенденции электронного документооборота, ЭТрН имеет все шансы в ближайшие несколько лет стать важной частью бизнес-перевозок. А сам процесс ее использования будет корректироваться в зависимости от ситуации.